ISTEP était présent à la Conférence CUEE : Collaboration Universelle en Entreprise par Microsoft et son écosystème. (Issy les Moulineaux - 25 et 26 novembre 2014)
www.collaborationuniverselleenentreprise.com
Cette conférence succède donc à la Conf SharePoint 2013 organisée par Patrick Guimonest (MVP) qui était une 1ère en France, un pari risqué et audacieux à l'époque car c'était la 1ère conférence francophone autour de SharePoint et de son écosystème. Il faut bien avouer que cette ConfSharePoint 2013 était d'une qualité exceptionnelle, pas facile pour la CUEE de relever le défi.
Cette nouvelle conférence CUEE est l'occasion de partager les retours d'expérience (REX) sur la manière dont on utilise et sont mis en place les outils collaboratifs d'entreprise : SharePoint / Office 365 / Yammer / CRM / ...
Une pratique commune, la mise à disposition de sites "Self-Service"
On retrouve des notions communes à beaucoup de clients (grands comptes de la pharmaceutique, de l'industrie, ...) telles que de proposer à leurs utilisateurs un catalogue de création de sites "Self-Service" avec différents degrés de customisation:
- Site standard basé sur un template commun (OOTB "maison")
- Site avec légère customisation (listes personnalisées, affichages, ...)
- Site applicatif avec développements possibles (.Net, WebParts, Workflows, ...)
Ces pratiques reflètent réellement le besoin utilisateur qui dans la majorité des cas a besoin d'une solution simple et packagée standard.
Il a besoin d'un site pour véhiculer l'information au sein d'un projet, d'une équipe, d'une division...
Il a également besoin d'une expérience commune de navigation, le système de template commun est dans ce sens une bonne approche pour ne pas déstabiliser l'utilisateur sur une ergonomie SharePoint déjà complexe.
La Communauté de pratiques inter-entreprises
On soulignera ainsi une initiative très intéressante qui est la création de la "Communauté de pratiques inter-entreprises" #UCCOMIE.
Cette communauté est pour le moment composée de différents grands comptes : Total / Sanofi / SFR / France Télévision, qui ont tous le besoin et le souci commun d'apporter à leurs utilisateurs respectifs des outils collaboratifs répondant réellement à leurs besoins.
Cette approche cross-entreprises est vraiment une avancée significative dans nos approches traditionnelles de silos cloisonnés (chaque entreprise fait généralement sa popote dans son coin, sans se soucier du retour d'expérience dont elle pourrait bénéficier par les autres acteurs du marché, qui ont nécessairement les même problématiques).
"Cartographier les résultats ciblés pas les fonctionnalités"
L'approche traditionnelle de mise en place d'un intranet ou d'une solution collaborative est généralement d'effectuer un long listing des "fonctionnalités souhaitées".
Une approche intéressante et alternative est d'établir un cahier des charges du projet non plus basé sur les fonctionnalités souhaitées, mais sur les résultats ciblés.
Cela peut paraitre trivial au 1er abord, mais c'est une approche de construction de projet réellement différente de celle que nos clients utilisent généralement.
On a trop tendance à focaliser sur l'outil, la fonctionnalité, le bouton, plutôt que de prendre du recul et d'analyser réellement ce que l'on souhaite mettre en place : quelle plus-value pour mon utilisateur ? quelle cible ?
"L'outil parfait n'existe pas"
En effet le mieux est l'ennemi du bien. Nous avons tous été confrontés :
- à des projets tellement complexes fonctionnellement que le résultat est une usine à gaz pour l'utilisateur final ou une solution non utilisée
- à des projets dont le besoin évolue sans cesse au cours de sa construction pour finalement soit ne jamais sortir, soit sortir et on retombe sur notre chère et tendre usine à gaz
"L'outil parfait n'existe pas" est pour moi une devise que tout consultant devrait tenir à son client en brandissant l'étendard du pragmatisme.
Si on peut sortir un outil tout de suite qui répondra à 80% des résultats ciblés il ne faut pas hésiter. L'effort pour coller aux derniers 20% peut s'avérer désastreux en coût projet / délai / ....
Bref pragmatisme c'est le mot d'ordre.
Un facteur de réussite : "la notion d'engagement d'adoption"
J'ai personnellement beaucoup apprécié une session animée par Thomas Gennburg : "L’arrivée du social dans le portail intranet, projet de refonte ou évolution ?"
Une remarque m'a frappé dans cette session : "Est-ce que la direction de projet s'engage sur l'adoption utilisateur ? Sinon il y a peut être un problème".
C'est simple mais brillant. Personnellement j'ai eu un flashback de toutes les réunions de lancement de projet ou l'on se fixe les objectifs, et je n'ai jamais vu un client (ni un prestataire) porter son projet suffisamment haut pour s'engager sur l'adoption de l'outil par les utilisateurs.
Pourtant si quelqu'un portait cette responsabilité lors de la mise en œuvre d'un projet (par exemple une refonte d'un Intranet) cela pourrait ressembler à ça :
"Je crois en mon projet et je m'engage à ce que l'on ait 30% d'utilisateurs actifs la 1ère année, 50% la seconde, ...."
En endossant cette responsabilité l'approche va être complètement différente :
- on ne se cantonne plus de suggérer les fonctionnalités que l'on présume souhaitables dans l'Intranet
- on est investi d'une mission d'analyse des besoins réels auprès des utilisateurs réels (eux aussi)
- on sera donc forcé de définir en amont quels métriques permettront de valider l'adoption ou non de l'outil (trafic ? utilisateurs actifs ? volumétrie ?)
- on sera également amené à définir une bonne conduite du changement (newsletter, formation, accompagnement utilisateurs)
Désormais dans mes futurs projets j'essaierai toujours d'amener à une réflexion sur la notion d'engagement d'adoption de l'outil par les utilisateurs.
Des intervenants de qualité à la CUEE (MVPs)
La CUEE c'est également l'occasion de pouvoir échanger avec les référents des différentes solutions et notamment de nombreux MVP Microsoft.
C'est toujours un plaisir de pouvoir échanger avec des personnes actives dans la communauté SharePoint / Office 365 / Yammer et sur les aspects collaboration en entreprise.
Seul bémol, pas de parcours technique
Seul bémol de cette conférence est l'orientation éditoriale trop orientée business.
Les retours d'expérience c'est effectivement fondamental je ne remets pas en question l'approche, cependant le public visé de la CUEE était selon moi beaucoup trop orienté vers les Décideurs ITs, Managers IT, Décideurs métiers, ....
A contrario de l'édition précédente de la ConfSharePoint dans laquelle il y avait également un parcours plus technique possible pour les Architectes, Développeurs, ou Responsables Infra / Système.
Je pense qu'il est possible de faire coexister cette mixité de profils dans une conférence de ce type afin de toucher réellement tous les acteurs de la collaboration en entreprise.